GÜRÇETİN MOTORLU ARAÇLAR ANONİM ŞİRKETİ (MOTOROAD )

KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI

POLİTİKA’NIN AMACI VE GİZLİLİK TAAHHÜDÜ

Başta özel hayatınızın gizliliği olmak üzere, kişisel verilerinizin işlenmesinde temel hak ve özgürlükleriniz ile mahremiyetinizi korumak ve bu kapsamda kişisel verilerinizin güvenliğini temin etmek, GÜRÇETİN MOTORLU ARAÇLAR ANONİM ŞİRKETİ (MOTOROAD ) (“Şirket”) en öncelikli değerleri ve amaçları arasında yer almaktadır. Bu kapsamda, GÜRÇETİN MOTORLU ARAÇLAR ANONİM ŞİRKETİ (MOTOROAD ) Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası (“Politika”) çerçevesinde Şirketimiz tarafından gerçekleştirilen kişisel veri işleme faaliyetlerinin yürütülmesinde benimsenen ilkeler ve Şirketimizin veri işleme faaliyetlerinin başta 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu olmak üzere ilgili ikincil düzenleme ve uygulamalara uyumu bakımından benimsenen temel prensipler açıklanmakta ve böylelikle Şirketimiz, kişisel veri sahipleri olarak sizleri bilgilendirerek gerekli şeffaflığı sağlamaktadır.

Şirketimiz bu kapsamda, tam sorumluluk bilinci ile kişisel verilerinizi ilgili mevzuata, işbu Politika’ya ve Politika’ya bağlı olarak uygulanacak prosedürlere uygun olarak işlemeyi ve korumayı taahhüt etmektedir.

POLİTİKA’NIN KAPSAMI

İşbu Politika, kişisel verileri işlenen tüm gerçek kişilerin otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen tüm kişisel verilerine ilişkindir.

İşbu Politika, Şirket’in işlemekte olduğu kişisel verilere yönelik tüm veri işleme faaliyetlerini kapsar ve söz konusu faaliyetlere uygulanır.

İşbu Politika, kişisel veri niteliği taşımayan verilere uygulanmaz.

İşbu Politika, ilgili mevzuatın gerektirmesi halinde yahut Şirket’in gerekli gördüğü hallerde zaman zaman Yönetim Kurulu onayı ile değiştirilebilir.

İlgili mevzuat düzenlemeleri ve işbu Politika arasında bir uyumsuzluk olması halinde ilgili mevzuat düzenlemeleri esas alınır.

TANIMLAR

İşbu Politika’da geçen tanımlar aşağıdaki anlamları ihtiva etmektedir:

“Açık Rıza”

belirli bir konuya ilişkin bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza,

“Aydınlatma Yükümlülüğü”

Kişisel Veriler’in elde edilmesi sırasında Veri Sorumlusu veya yetkilendirdiği kişilerin, İlgili Kişiler’e KVKK’nın 10’uncu maddesi ve Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ kapsamında bilgi vermesine ilişki yükümlülük,

“İlgili Kişi(ler)”

Şirket tarafından veya Şirket adına yetkilendirilmiş kişiler/kurumlar tarafından Kişisel Veriler’i işlenen gerçek kişiler,

“İmha”

Kişisel Veriler’in silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi,

“Kişisel Veri(ler)”

kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi (işbu Politika kapsamında “Kişisel Veri” ifadesi uygun olduğu ölçüde aşağıda tanımlanan “Özel Nitelikli Kişisel Verileri” de kapsamaktadır),

“Kişisel Verilerin İşlenmesi”

Kişisel Veriler’in tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veri üzerinde yapılan her türlü işlem,

“Komite”

Şirket’in Kişisel Verilerin Korunması Komitesi,

“Kurul”

Kişisel Verileri Koruma Kurulu,

“KVKK”

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu,

“KVK Düzenlemeleri”

başta KVKK olmak üzere yürürlükte bulunan Kişisel Veriler’in korunmasına ilişkin ilgili tüm mevzuat düzenlemeleri, Kurul kararları, Kişisel Verileri Koruma Kurumu rehberleri ve kamuoyu duyuruları, sair düzenleyici ve denetleyici otorite, mahkeme ve diğer resmi makam kararları / talimatları ile ileride yürürlüğe girebilecek olan Kişisel Veriler’in korunması alanındaki tüm düzenlemeler ve bunlarda yapılacak değişiklikler,

“KVK Prosedürleri”

Şirket’in, Şirket çalışanlarının ve Komite’nin kişisel verilerin korunması hakkında çıkardığı politikalar kapsamında uyması gereken yükümlülükleri belirleyen prosedürler,

“Özel Nitelikli Kişisel Veri”

kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik veriler,

“Veri İşleyen”

Veri Sorumlusu’nun verdiği yetkiye dayanarak onun adına Kişisel Veriler’i işleyen gerçek veya tüzel kişi ve

“Veri Sorumlusu”

Kişisel Veriler’in işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi.

KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ’NİN TEMEL İLKELERİ

Kişisel Veriler’in Hukuka ve Dürüstlük Kurallarına Uygun Olarak İşlenmesi

Şirket, Kişisel Veriler’i, hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun ve ölçülülük esasına dayalı olarak işler. Şirket, Kişisel Veriler’i bu kapsamda Şirket’in iş faaliyetlerinin gerektirdiği ölçüde ve bunlarla sınırlı olarak işler.

Kişisel Veriler’in Doğru ve Gerektiğinde Güncel Olmasının Sağlanması

Şirket, Kişisel Veriler’in işlendiği süre boyunca eksiksiz, doğru ve güncel olması için gerekli her türlü önlemi alır. Bu kapsamda Şirket, Kişisel Veriler’in doğruluğunun ve güncelliğinin sağlanmasına ilişkin gerekli mekanizmaları kurar ve İlgili Kişi’nin KVK Düzenlemeleri kapsamında Kişisel Veriler’ine yönelik değişiklik talepleri uyarınca ilgili Kişisel Veriler’i günceller.

Kişisel Veriler’in Belirli, Açık ve Meşru Amaçlar Doğrultusunda İşlenmesi

Kişisel Verilerin İşlenmesi’nden önce Şirket tarafından Kişisel Veriler’in hangi amaçla işleneceği belirlenir. Bu kapsamda Şirket, Kişisel Veriler’in işlenme amaçlarını açıkça ortaya koyar ve Kişisel Veriler’i iş faaliyetleri doğrultusunda bu faaliyetlerle bağlantılı amaçlar kapsamında işler. Bu doğrultuda İlgili Kişiler KVK Düzenlemeleri uyarınca bilgilendirilir ve gerekli hallerde söz konusu kişilerin Açık Rıza’ları temin edilir.

Kişisel Veriler’in İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olması

Şirket, Kişisel Veriler’i yalnızca iş faaliyetlerinin gerektirdiği nitelikte ve ölçüde toplar ve belirlenen amaçlarla sınırlı olarak işler. Bu doğrultuda Şirket, belirlenen amaçların gerçekleştirilmesiyle ilgili olmayan veya ihtiyaç duyulmayan Kişisel Veriler’i işlemekten kaçınır.

Kişisel Veriler’in İlgili Mevzuatta Öngörülen veya İşlendikleri Amaç için Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza Edilmesi

Şirket, Kişisel Veriler’i işlendikleri amaç için gerekli olan ve ilgili yasal mevzuatta öngörülen minimum süre kadar muhafaza eder. Bu kapsamda Şirket, öncelikle ilgili mevzuatta Kişisel Veriler’in saklanması için bir süre öngörülüp öngörülmediğini tespit eder ve bir süre belirlenmişse bu süreye uygun davranır. Yasal bir süre mevcut değil ise Kişisel Veriler işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar saklanır.

Kişisel Veriler belirlenen saklama sürelerinin sonunda periyodik İmha sürelerine veya İlgili Kişi başvurusuna uygun olarak ve belirlenen İmha yöntemleri (silme ve/veya yok etme ve/veya anonimleştirme) ile İmha edilir. Bu durumda, Şirket’in Kişisel Veriler’i aktardığı üçüncü kişilerin de Kişisel Veriler’i silmesi, yok etmesi yahut anonim hale getirmesi sağlanır.

İmha süreçlerinin işletilmesinden Komite sorumludur. Bu kapsamda gerekli prosedür Komite tarafından oluşturulur.

KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ

Kişisel Veriler Şirket tarafından ancak aşağıda belirtilen usul ve esaslar kapsamında işlenebilir.

Açık Rıza

Kişisel Veriler, yalnızca aşağıda yer alan diğer Kişisel Veri işleme şartlarından herhangi birinin mevcut olmaması halinde İlgili Kişi’nin Açık Rıza’sı ile işlenir.

Bu halde Kişisel Veriler, İlgili Kişiler’e Aydınlatma Yükümlülüğü’nün yerine getirilmesi çerçevesinde yapılacak bilgilendirme sonrası ve İlgili Kişiler’in özgür iradeleri ile Açık Rıza vermeleri halinde işlenir.

Açık Rıza, İlgili Kişiler’den KVK Düzenlemeleri’ne uygun yöntemlerle temin edilir. Açık Rızalar ispatlanabilir şekilde Şirket tarafından KVK Düzenlemeleri kapsamında gereken süre boyunca muhafaza edilir.

Komite, tüm Kişisel Veri İşlenmesi süreçleri bakımından Aydınlatma Yükümlülüğü’nün yerine getirilmesi ve gerektiğinde Açık Rıza’nın alınması ile alınan Açık Rıza’nın muhafazasını sağlamakla yükümlüdür. Kişisel Veri işleyen tüm departman çalışanları Komite’nin talimatlarına, işbu Politika’ya ve KVK Prosedürleri’ne uymakla yükümlüdür.

Kanunlarda Açıkça Öngörülmesi

İlgili Kişi’nin Kişisel Veriler’i, Kişisel Verilerin İşlenmesi’ne ilişkin kanunda açıkça öngörülmekte ise diğer bir ifade ile ilgili kanunda Kişisel Verilerin İşlenmesi’ne ilişkin açıkça bir hüküm bulunması halinde işbu veri işleme şartının kapsamında işlenir.

Fiili İmkansızlık Sebebiyle İlgili Kişi’nin Açık Rızasının Alınamaması

Fiili imkânsızlık nedeniyle Açık Rıza’sını açıklayamayacak durumda olan veya Açık Rıza’sına geçerlilik tanınamayacak olan kişinin kendisinin ya da başka bir kişinin hayatı veya beden bütünlüğünü korumak için Kişisel Veriler’inin işlenmesi zorunlu olması halinde İlgili Kişi’nin Kişisel Veriler’i işbu veri işleme şartının kapsamında işlenir.

Sözleşmenin Kurulması veya İfasıyla Doğrudan İlgi Olması

İlgili Kişi’nin taraf olduğu bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, Kişisel Veriler’in İşlenmesi’nin gerekli olması halinde İlgili Kişi’nin Kişisel Veriler’i işbu veri işleme şartının kapsamında işlenir.

Şirket’in Hukuki Yükümlülüğünü Yerine Getirmesi

Şirket’in hukuki yükümlülüklerini yerine getirmesi için Kişisel Veri işlemenin zorunlu olması halinde İlgili Kişi’nin Kişisel Veriler’i işbu veri işleme şartının kapsamında işlenir.

İlgili Kişi’nin Kişisel Veri’sini Alenileştirmesi

İlgili Kişi’nin Kişisel Veri’sini alenileştirmiş olması halinde ilgili Kişisel Veriler alenileştirme amacıyla sınırlı olarak işbu veri işleme şartının kapsamında işlenir.

Bir Hakkın Tesisi veya Korunması için Kişisel Veri İşlemenin Zorunlu Olması

Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için Kişisel Veri İşlemesi’nin zorunlu olması halinde İlgili Kişi’nin Kişisel Veriler’i işbu veri işleme şartının kapsamında işlenir.

Şirket’in Meşru Menfaati için Kişisel Veri İşlemenin Zorunlu Olması

İlgili Kişi’nin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, Şirket’in meşru menfaatleri için veri işlemesinin zorunlu olması halinde İlgili Kişi’nin Kişisel Veriler’i işbu veri işleme şartının kapsamında işlenir.

ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİ’LERİN İŞLENMESİ

Özel Nitelikli Kişisel Veriler, Şirket tarafından, işbu Politika’da belirtilen ilkelere ve esaslara uygun olarak ve Kurul’un belirleyeceği yöntemler de dahil olmak üzere gerekli her türlü idari ve teknik tedbirler alınarak ve aşağıdaki şartların varlığı halinde işlenir:

Sağlık ve cinsel hayat dışındaki Özel Nitelikli Kişisel Veriler, kanunlarda açıkça öngörülmesi, diğer bir ifade ile ilgili kanunda Kişisel Verilerin İşlenmesi’ne ilişkin açıkça bir hüküm olması halinde İlgili Kişi’nin Açık Rıza’sı bulunmaksızın işlenir. Aksi halde, sağlık ve cinsel hayat dışındaki Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi için İlgili Kişi’nin Açık Rıza’sının mevcudiyeti aranmaktadır. Sağlık ve cinsel hayata ilişkin Özel Nitelikli Kişisel Veriler, kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler (örn. Şirket bordrosu altında çalışan işyeri hekimi) veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından İlgili Kişi’nin Açık Rıza’sı bulunmaksızın işlenir. Aksi halde, sağlık ve cinsel hayat dışındaki Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi için İlgili Kişi’nin Açık Rıza’sının mevcudiyeti aranmaktadır.

Şirket, Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi süreçlerinde yer alan çalışanlara yönelik:

KVK Düzenlemeleri ile Özel Nitelikli Kişisel Veriler’in güvenliği konularında düzenli olarak eğitimler verir.